Решение: автоматизация от поръчка до фактура в дистрибуцията

Сектор

Дистрибуция

~40 служители, търговия на едро

Процес

Поръчка до фактура

от три канала до един поток

Срок

~4 месеца

без прекъсване на доставките

Ситуацията

Фирмата продава на едро и приема поръчки по три различни канала едновременно: по имейл, по телефон и през клиентски портал. Всеки канал стигаше до различен служител, а оттам една и съща поръчка се въвеждаше на ръка в складово-търговската система (ERP) — понякога по два и три пъти, докато мине през търговец, склад и счетоводство.

Наличността се проверяваше с телефонно обаждане до склада — „имаме ли това още, колко остана". Фактурата се набираше на ръка, ред по ред, а складовата разписка се правеше отделно от нея. Резултатът беше очакван: разминавания между поръчано и налично, грешки в изписаните количества и цени, и почти цял ден забавяне между момента, в който клиентът поръча, и момента, в който получи фактура. Всяка грешка се откриваше късно и се оправяше с още телефони.

Какво направихме

Не сменихме системата, с която фирмата вече работеше — свързахме каналите с нея и оставихме поръчката да върви по един път, без да се преписва на всяка спирка. Човек се намесва само там, където има изключение.

1. Единна опашка за поръчките — трите канала (имейл, телефон и портал) се събират в един общ списък, в който всяка поръчка изглежда по един и същ начин и има ясен статус.

2. Автоматична проверка и резервация на наличност — системата сверява поръчаните артикули със складовите остатъци в ERP и заделя стоката веднага, без обаждане до склада.

3. Генериране на лист за пикиране — за потвърдените поръчки се създава автоматично лист за събиране на стоката (picking list), подреден по разположение в склада.

4. Автоматична фактура от потвърдената поръчка — фактурата се съставя от вече потвърдените редове, без ново въвеждане, и се издава като електронна фактура.

5. Известие до клиента и куриерски етикет — клиентът получава автоматично известие, а етикетът за доставка се създава директно през куриерския API.

Човекът одобрява само изключенията — надвишен кредитен лимит или липсваща наличност. Всичко останало минава само.

Ключово

Целта не беше „по-бързо въвеждане", а въвеждане само веднъж. Поръчката се въвежда (или пристига) веднъж, а оттам същите данни стигат до наличността, листа за пикиране и фактурата, без никой да ги преписва отново.

Резултатът

~1 ден → същия час

от поръчка до фактура

~90% по-малко

ръчно въвеждане на поръчки

по-малко грешки

в количествата и цените по фактурите

Важно е и какво не се случи: никой не беше съкратен. Служителите, които преди преписваха поръчки, бяха пренасочени към обслужване на клиенти — към обажданията, които реално изискват човек, и към случаите с изключения. Часовете, които преди отиваха за въвеждане, сега отиват за разговор с клиента, а не срещу клавиатурата.

Промени се и разговорът вътре във фирмата. Вместо „въведе ли се вече тази поръчка" въпросът стана „защо тази поръчка чака одобрение" — а на него има ясен отговор: кредитен лимит или наличност. Всичко останало тече само.

Какво не проработи от първия път

Електронният обмен на данни (EDI) с две големи търговски вериги отне доста повече, отколкото планирахме — всяка от тях имаше собствени изисквания за формат и темпо, което забави точно тази част от проекта. Ценовите листи на част от доставчиците пристигаха като хаотични PDF файлове, които така и не станаха достатъчно предвидими, за да се четат автоматично — те останаха ръчна работа. А прогнозирането на търсенето съзнателно отложихме за по-късна фаза: първо исках да работи потокът от поръчка до фактура, а прогнозите идват след него, не преди него.

ERP опашка за поръчки резервация на наличност куриерски API електронна фактура

Ако тръгвате по подобен път, полезни са статиите ни Автоматизация на поръчките и Интеграция на онлайн магазин с ERP. А цялостния подход описваме на страницата услугата Автоматизация.

Sector

Distribution

~40 employees, wholesale

Process

Order to invoice

from three channels to one flow

Timeline

~4 months

without interrupting deliveries

The situation

The company sells wholesale and takes orders across three different channels at once: by email, by phone and through a customer portal. Each channel reached a different member of staff, and from there one and the same order was re-keyed by hand into the inventory-and-sales system (ERP) — sometimes two or three times, as it passed through sales, the warehouse and accounting.

Stock was checked with a phone call to the warehouse — "do we still have this, how many are left?". The invoice was typed by hand, line by line, and the dispatch note was produced separately from it. The result was predictable: mismatches between what was ordered and what was in stock, errors in the quantities and prices, and almost a full day of lag between the moment a customer ordered and the moment they got an invoice. Every error was caught late and fixed with yet more phone calls.

What we did

We did not replace the system the company already ran on — we connected the channels to it and let the order travel a single path, without being retyped at every stop. A person steps in only where there is an exception.

1. A single order queue — the three channels (email, phone and portal) come together into one shared list, in which every order looks the same and has a clear status.

2. Automatic stock check and reservation — the system matches the ordered items against the stock levels in the ERP and reserves the goods immediately, with no call to the warehouse.

3. A picking list is generated — for confirmed orders a picking list is created automatically, ordered by location in the warehouse.

4. An automatic invoice from the confirmed order — the invoice is built from the already confirmed lines, with no new data entry, and issued as an electronic invoice.

5. Customer notification and a courier label — the customer receives an automatic notification, and the delivery label is created directly through the courier API.

The person approves only the exceptions — an exceeded credit limit or missing stock. Everything else goes through on its own.

Key point

The goal was not "faster data entry" but entering the data only once. The order is entered (or arrives) once, and from there the same data reaches the stock check, the picking list and the invoice, without anyone retyping it again.

The result

~1 day → same hour

from order to invoice

~90% less

manual order entry

fewer errors

in invoice quantities and prices

What did not happen matters just as much: no one was cut. The staff who used to retype orders were redeployed to customer service — to the calls that genuinely need a person, and to the exception cases. The hours that used to go into data entry now go into talking to customers, not into the keyboard.

The conversation inside the company changed too. Instead of "has this order been entered yet?" the question became "why is this order waiting for approval?" — and that one has a clear answer: credit limit or stock. Everything else flows on its own.

What did not work the first time

Electronic data interchange (EDI) with two large retail chains took considerably longer than we had planned — each of them had its own format requirements and its own pace, which held up exactly that part of the project. The price lists from some suppliers arrived as chaotic PDF files that never became predictable enough to be read automatically — those stayed manual work. And we deliberately deferred demand forecasting to a later phase: first we wanted the order-to-invoice flow to work, because forecasts come after it, not before it.

ERP order queue stock reservation courier API electronic invoice

If you are heading down a similar path, our articles Order processing automation and Integrating an online shop with an ERP are useful. We describe the overall approach on the Automation service page.

От поръчка до фактура без ръчно въвеждане